Fiche de police en location saisonnière : qui doit la remplir ?

Oui, l'obligation concerne toute personne qui loue un hébergement touristique à un client de nationalité non française. Selon service-public.fr, elle s'applique que la location soit professionnelle ou non. Un particulier qui loue son appartement meublé à des vacanciers est donc concerné. Les locations de locaux nus, sans meubles, ne le sont pas.

La liste des hébergements visés est large. Elle comprend les hôtels, les villages ou maisons familiales de vacances, les résidences de tourisme, les meublés de tourisme et les gîtes ruraux. Les chambres d'hôtes, les campings et les terrains aménagés pour caravanes sont aussi concernés. Le texte de référence se trouve aux articles R814-1 à R814-3 du Code de l'entrée et du séjour des étrangers et du droit d'asile.

La fiche vise tous les clients étrangers, y compris les touristes de l'Union européenne. Les voyageurs de nationalité française n'ont pas à la remplir. Le client étranger la complète et la signe dès son arrivée. S'il refuse de la remplir ou de la signer, le loueur peut refuser la location.

En pratique, l'obligation repose sur quelques règles simples :

La fiche contient six rubriques, listées par service-public.fr. On y trouve le nom et les prénoms, la date et le lieu de naissance, la nationalité et le domicile habituel. S'ajoutent le numéro de téléphone mobile, l'adresse e-mail, la date d'arrivée et la date de départ prévue. Un enfant de moins de 15 ans peut figurer sur la fiche de l'adulte qui l'accompagne.

Le loueur garde la fiche pendant 6 mois. Il ne la transmet pas automatiquement à la police ou à la gendarmerie, mais uniquement sur leur demande. Cette demande doit avoir l'un de trois motifs : prévenir des troubles à l'ordre public, mener une enquête judiciaire ou rechercher une personne dans son intérêt. L'envoi par voie électronique, par exemple par e-mail, est admis.

Les informations ne doivent être communiquées à personne d'autre. Le client doit aussi être informé de son droit d'accès et de rectification, comme le rappelle la CNIL. Le ministère de l'Intérieur propose un modèle de fiche, à utiliser comme base.

Le terme registre des voyageurs désigne un autre système, celui de pays comme l'Espagne. Le Real Decreto 933/2021 y impose un registre informatique conservé 3 ans et des envois aux autorités. En France, chaque fiche doit réunir les éléments suivants :

La fiche individuelle de police reste une obligation du loueur, qui la tient à disposition de la police ou de la gendarmerie. ChargeAutomation ne participe pas à cette procédure et ne transmet pas les fiches aux autorités françaises. La plateforme aide en amont, en recueillant les informations des voyageurs lors de l'enregistrement en ligne. Le loueur reste responsable du format, de la signature et de la conservation de ses fiches.

Avant l'arrivée, le voyageur reçoit un lien par e-mail, SMS, WhatsApp ou QR code. Il y saisit ses informations grâce à des questions personnalisées, comme la nationalité, la date de naissance ou l'adresse. Il télécharge aussi sa pièce d'identité ou son passeport, sans installer d'application. Le taux d'enregistrement en ligne peut atteindre 93 %.

ChargeAutomation peut aussi vérifier l'identité avec un selfie biométrique via Stripe Identity et une comparaison des noms. La plateforme est conforme au RGPD et à la norme PCI DSS. Pour une réservation Airbnb, demandez une pièce d'identité seulement si l'annonce l'explique avant la réservation, pour une raison légale.

Si vous gérez aussi des logements en Espagne, ChargeAutomation transmet automatiquement les données à SES.Hospedajes. Commencez gratuitement sur chargeautomation.com. Les fonctions utiles pour préparer vos fiches sont les suivantes :