Comment automatiser la communication avec les visiteurs entre les propriétés
L’automatisation de la communication avec les clients transforme la manière dont les gestionnaires immobiliers gèrent la messagerie à travers l’ensemble de leur portefeuille. Lorsque vous gérez plusieurs établissements, envoyer des instructions d’enregistrement en temps voulu, répondre aux questions des clients et coordonner les arrivées devient accablant sans les bons systèmes. Les gestionnaires immobiliers utilisant des outils d’automatisation rapportent réaliser 30 minutes par réservation tout en atteignant un taux d’engagement des clients de 45 %. Ce guide vous guide dans la mise en place d’une automatisation de la communication qui s’adapte à votre entreprise et qui satisfait les clients de la réservation à la sortie.
Key Takeaways
Les gestionnaires immobiliers gagnent 30 minutes par réservation en automatisant la communication avec les clients à travers leur portefeuille.
L’enregistrement automatisé en ligne atteint un taux de complétion de 93 % lorsque les invités reçoivent des messages pré-arrivée en temps voulu.
L’automatisation de la communication avec les clients s’intègre à plus de 50 systèmes de gestion immobilière, dont Cloudbeds, Guesty et Hostaway.
La traduction automatique garantit que les invités internationaux reçoivent des messages dans leur langue préférée sans effort manuel.
Le portail invité offre un lien permettant aux voyageurs d’accéder à l’enregistrement, au guide et au chat direct sans téléchargement d’application.
Pourquoi les gestionnaires multi-biens ont besoin d’une communication automatisée avec les clients
Gérer manuellement la communication avec les clients entre plusieurs établissements crée des goulots d’étranglement qui nuisent à la fois à vos opérations et à la satisfaction des clients. Chaque nouvelle réservation nécessite la même séquence de messages, incluant les détails de confirmation, les instructions d’enregistrement, les codes d’accès aux propriétés et les recommandations locales. Multipliez cela par des dizaines voire des centaines de réservations mensuelles, et votre équipe passe plus de temps sur des messages répétitifs que sur des activités génératrices de revenus. L’automatisation élimine ce fardeau en déclenchant le bon message au bon moment, basé sur la réservation d’événements. Les gestionnaires immobiliers atteignent un taux d’enregistrement en ligne de 93 % lorsque les invités reçoivent des communications automatisées avant l’arrivée via un portail client simplifié qui ne nécessite aucun téléchargement d’application.
Messages essentiels à automatiser dans tout votre portefeuille :
Confirmation de réservation avec détails de paiement
Lien d’enregistrement avant l’arrivée envoyé 48 à 72 heures avant l’arrivée
Rappel du jour d’enregistrement avec instructions d’accès
Test de satisfaction en milieu de séjour
Rappel de départ avec procédures de départ
Demande de révision post-séjour
Déclencheurs de communication par l’étape de la réservation
Mise en place de votre système d’automatisation de la communication avec les invités
Commencez par cartographier le parcours actuel de votre client et identifier chaque point de contact où la communication a lieu. La plupart des gestionnaires immobiliers ont besoin d’automatisation pour la confirmation de réservation, les instructions avant l’arrivée, les rappels du jour d’arrivée, les enregistrements en milieu de séjour, les rappels de départ et les suivis post-séjour. Connectez votre plateforme d’automatisation à votre système de gestion immobilière existant pour récupérer automatiquement les données de réservation. ChargeAutomation s’intègre à plus de 50 plateformes PMS, dont Cloudbeds, Guesty, Hostaway, Lodgife et Hospitable. Une fois connecté, créez des modèles de messages avec des champs dynamiques qui remplissent automatiquement les noms des invités, les adresses de propriété, les codes d’accès et les heures d’enregistrement. Activez la traduction automatique pour que les invités internationaux reçoivent des messages dans la langue de leur choix.
Déclencheurs de communication au stade de réservation :
Nouvelle réservation créée : message de bienvenue
Paiement collecté : reçu et prochaines étapes
3 jours avant l’arrivée : invitation à l’enregistrement en ligne
Date d’enregistrement : détails d’accès à la propriété
1 jour avant le départ : instructions de départ
Fonctionnalités avancées d’automatisation qui évoluent à travers les propriétés
Au-delà de la messagerie basique, l’automatisation moderne de la communication avec les invités inclut des outils capables de gérer des situations complexes sans intervention manuelle. L’enregistrement en ligne recueille les informations des invités, la vérification d’identité, les informations sur le passeport et les signatures numériques avant l’arrivée. Les questions personnalisées recueillent des besoins spécifiques comme les demandes d’enregistrement anticipé ou les exigences alimentaires pour les paniers de bienvenue. Le portail visiteurs sert de centre de relevé où les voyageurs consultent leur guide, les détails de la propriété et discutent directement avec votre équipe. La messagerie SMS garantit que les communications sensibles au temps atteignent immédiatement les invités, quelles que soient leurs habitudes de messagerie. Créer une expérience unique et fluide pour les invités, de la réservation à l’emprunt
Fonctionnalités avancées incluses dans le flux de communication avec les invités :
Enregistrement en ligne avec un taux de réussite de 93 %
Collecte des pièces d’identité et des passeports avant l’arrivée
Capture de signature numérique
Questions personnalisées pour les besoins spécifiques des invités
Portail invité avec guide et chat direct
Messagerie SMS pour communications sensibles au temps
Traduction automatique pour les invités internationaux
Comment puis-je automatiser les messages des invités pour plusieurs locations de vacances ?
Connectez vos biens à une plateforme de communication avec les visiteurs qui s’intègre à votre système de gestion immobilière. ChargeAutomation travaille avec plus de 50 plateformes PMS et envoie automatiquement des messages personnalisés en fonction de la réservation d’événements. Créez des modèles une fois et le système remplit les détails spécifiques aux visiteurs pour chaque réservation sur toutes vos propriétés.
Quel est le meilleur outil d’automatisation de la communication avec les clients pour les gestionnaires immobiliers ?
Le meilleur outil dépend de votre stack technologique existant et du nombre de propriétés. Cherchez des plateformes offrant l’intégration PMS, l’enregistrement en ligne, la collecte d’identités, la traduction automatique, et aucune application requise pour les invités. ChargeAutomation propose ces fonctionnalités tout en aidant les gestionnaires immobiliers à atteindre un taux d’enregistrement en ligne de 93 % et un taux d’engagement des clients de 45 %.
Combien de temps l’automatisation de la communication avec les clients gagne-t-elle aux gestionnaires immobiliers ?
Les gestionnaires immobiliers utilisant l’automatisation de la communication gagnent en moyenne environ 30 minutes par réservation. Pour un portefeuille gérant 100 réservations mensuelles, cela équivaut à 50 heures économisées qui peuvent être redirigées vers l’amélioration de l’expérience client, le marketing ou l’expansion du portefeuille.
Puis-je automatiser les instructions d’enregistrement des clients pour les réservations Airbnb et VRBO ?
Oui, les plateformes d’automatisation récupèrent les réservations depuis n’importe quel canal via votre intégration PMS. Que les réservations proviennent d’Airbnb, VRBO, Booking.com ou directement, le système envoie automatiquement des instructions d’enregistrement cohérentes. Les visiteurs effectuent l’enregistrement en ligne via un portail invité sans téléchargement d’application.
Comment puis-je configurer des messages automatisés avant l’arrivée pour les locations de vacances ?
Configurez votre plateforme d’automatisation pour déclencher des messages en fonction des jours précédant l’enregistrement. La plupart des gestionnaires immobiliers envoient un lien d’enregistrement en ligne 48 à 72 heures avant l’arrivée. Incluez la collecte des pièces d’identité, la capture de signatures numériques et les questions personnalisées dans votre flux pré-arrivée pour rassembler tout ce dont il faut avant l’arrivée des invités.
