Registro de Viajeros en España: Datos Obligatorios y Cómo Recogerlos
El registro de viajeros es la obligación de identificar a cada huésped y comunicar sus datos y los de su reserva a las autoridades. En España lo regula el Real Decreto 933/2021, que se aplica a hoteles, campings, apartamentos y viviendas turísticas. Muchos lo siguen llamando parte de viajeros, por los partes de entrada que firman los huéspedes.
No debe confundirse con el registro homónimo del Ministerio de Asuntos Exteriores para españoles que viajan fuera. Esta guía explica qué datos hay que pedir a cada huésped según el anexo I del real decreto y quién firma el parte. También verás cuánto tiempo se conservan los datos y cómo recogerlos sin papeleo con un check-in online.
Key Takeaways
El parte de viajeros obliga a hoteles y viviendas turísticas de España a identificar y registrar a cada huésped, según el Real Decreto 933/2021.
El anexo I del Real Decreto 933/2021 pide nombre, apellidos, sexo, tipo y número de documento, número de soporte, nacionalidad y fecha de nacimiento.
Los partes de entrada los firman los huéspedes mayores de 14 años, y los datos de los menores los aporta el adulto que los acompaña.
Los alojamientos profesionales deben conservar el registro informático durante tres años desde el final del servicio contratado, según el artículo 5 del real decreto.
ChargeAutomation recoge los datos y el documento de cada huésped en el check-in online, verifica su identidad y envía los partes a SES.Hospedajes.
¿Qué Es el Registro de Viajeros y Quién Debe Llevarlo?
El registro documental de viajeros es un registro informático con los datos de cada huésped y de su estancia. Su base legal es el artículo 25 de la Ley Orgánica 4/2015, de protección de la seguridad ciudadana. El Real Decreto 933/2021 desarrolla cómo se recogen, se guardan y se comunican esos datos.
Deben llevarlo quienes ofrecen hospedaje a cambio de un precio en España, de forma profesional o no. Eso incluye hoteles, hostales, pensiones, campings, apartamentos turísticos y otros alojamientos turísticos similares. Las plataformas digitales que intermedian en estas estancias también están obligadas si ofrecen servicios en España.
Hay una diferencia importante entre profesionales y particulares. El Ministerio del Interior considera profesional a quien figura en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores. Quien aloja de forma no profesional queda exento de llevar el registro informático y de conservarlo. Aun así, debe comunicar los datos de sus viajeros a las autoridades.
El parte de entrada es la pieza básica del sistema. Deben firmarlo todas las personas mayores de 14 años que se alojen. El establecimiento responde de que los datos coincidan con el documento de identidad que el huésped exhibe o facilita.
El registro documental de huéspedes se apoya en estos elementos básicos:
Partes de entrada firmados por los mayores de 14 años
Registro informático con los datos del anexo I
Comprobación del documento de identidad de cada huésped
Datos de menores aportados por el adulto acompañante
Comunicación a las autoridades en un máximo de 24 horas
Conservación de los datos durante tres años
Qué Datos Pide el Registro de Viajeros y Cuánto Tiempo se Guardan
El anexo I del Real Decreto 933/2021 fija los datos de cada viajero. Son nombre, primer y segundo apellido, sexo, número y tipo de documento (DNI, pasaporte o TIE) y número de soporte. También nacionalidad, fecha de nacimiento, residencia habitual con dirección, localidad y país, teléfono fijo, teléfono móvil y correo electrónico.
El parte incluye además el número de viajeros y la relación de parentesco entre ellos cuando alguno es menor de edad. Los menores de 14 años no firman el parte. Sus datos los proporciona la persona mayor de edad que los acompaña. Si el huésped no tiene correo electrónico, basta con su teléfono móvil, según el Ministerio del Interior.
El anexo pide también datos de la transacción: referencia, fecha y firmas del contrato, y fecha y hora de entrada y salida. Del inmueble se anotan la dirección completa, el número de habitaciones y si hay conexión a internet. Del pago se piden el tipo, el medio de pago, su titular, la caducidad de la tarjeta y la fecha.
Los profesionales deben conservar el registro informático durante tres años desde que termina el servicio contratado. Los datos se comunican de forma inmediata y en un máximo de 24 horas tras la reserva y al inicio de la estancia. Según la Ley Orgánica 4/2015, no comunicarlos se multa con 601 a 30.000 euros, y hacerlo fuera de plazo, con 100 a 600 euros.
Antes de cada llegada, conviene tener completos estos datos de cada huésped:
Nombre y los dos apellidos
Sexo y fecha de nacimiento
Tipo y número de documento, con su número de soporte
Nacionalidad y residencia habitual completa
Teléfono y correo electrónico
Relación de parentesco si viaja un menor
Fechas y horas de entrada y salida
Medio de pago y su titular
Cómo ChargeAutomation Ayuda a Recoger los Datos de Cada Huésped
La obligación de registrar y comunicar los datos corresponde al titular del alojamiento, y ChargeAutomation no sustituye esa responsabilidad legal. Lo que sí cambia es el trabajo diario. En lugar de copiar datos a mano en recepción, el huésped los aporta antes de llegar.
ChargeAutomation envía al huésped un enlace de check-in online por email, SMS, WhatsApp o código QR, sin descargar ninguna app. El formulario recoge sus datos, admite preguntas personalizadas y se traduce de forma automática a varios idiomas. Cada huésped sube su DNI o pasaporte y hace un selfie de verificación con Stripe Identity.
La coincidencia flexible de nombres detecta erratas y diferencias de transliteración entre la reserva y el documento. Las marcas de verificación muestran qué huéspedes están confirmados, marcados o pendientes de revisión manual. Después, ChargeAutomation envía los partes a SES.Hospedajes y, en Cataluña, a los Mossos d’Esquadra.
Las propiedades pueden alcanzar hasta un 93 % de check-ins online completados con un solo enlace. ChargeAutomation cumple con el RGPD y con PCI, y es gratis para empezar. Lanza tu check-in online en chargeautomation.com.
Para recoger el registro de huéspedes sin papeleo, ChargeAutomation ofrece estas funciones:
Enlace de check-in online por email, SMS, WhatsApp o QR
Formulario multilingüe con preguntas personalizadas
Recogida del DNI o pasaporte de cada huésped
Selfie biométrico con Stripe Identity
Coincidencia flexible de nombres y revisión manual
Envío automático a SES.Hospedajes y a los Mossos d'Esquadra
Exportación de registros en XLSX o CSV
Plan gratuito para empezar sin contrato
Frequently Asked Questions
¿Qué datos hay que pedir a un huésped para el parte de viajeros?
Hay que pedir nombre, apellidos, sexo, tipo y número de documento, número de soporte, nacionalidad y fecha de nacimiento. También residencia habitual, teléfono y correo electrónico. Si viaja un menor, se anota la relación de parentesco, según el anexo I del Real Decreto 933/2021.
¿Cuánto tiempo hay que guardar el registro de huéspedes de un hotel?
Tres años desde que termina el servicio contratado. Lo fija el artículo 5 del Real Decreto 933/2021 para el registro informático. Quien aloja de forma no profesional está exento de conservarlo, aunque sí debe comunicar los datos.
¿Los niños tienen que firmar el parte de entrada en un hotel?
No, solo firman los mayores de 14 años. Los datos de los menores de 14 años los aporta la persona mayor de edad que los acompaña. Si algún viajero es menor, el parte recoge también la relación de parentesco entre los viajeros.
¿Puedo pedir el DNI a un huésped de Airbnb para el registro en España?
Sí, cuando lo exige la ley, como ocurre con el parte de viajeros en España. Airbnb permite pedir identificación adicional tras la reserva por motivos legales, si se explica en la descripción del anuncio antes de reservar. ChargeAutomation recoge el documento de cada huésped en el check-in online.
¿Es obligatorio el registro de viajeros en un piso turístico?
Sí. El Real Decreto 933/2021 se aplica a todo hospedaje a cambio de un precio, profesional o no, incluidos los alojamientos turísticos. Un particular queda exento de llevar el registro informático, pero debe comunicar los datos de sus viajeros.
