Software de Registro Automatizado de Huéspedes y Cumplimiento de las Autoridades Locales

En España, los operadores de hostelería, los administradores de fincas y los anfitriones de alquileres de corta duración deben registrar la información de los huéspedes ante las autoridades locales. A partir del 2 de diciembre de 2024, el Ministerio del Interior español introdujo la plataforma SES Hospedajes, que centraliza el sistema de registro de huéspedes utilizado para comunicar los datos de los huéspedes.

Utilizar un software de registro de huéspedes ayuda a automatizar este proceso, permitiendo a las empresas recopilar los datos de los huéspedes y enviar la información a las autoridades a través de un flujo de software de registro en línea seguro.

Requisitos clave

Información sobre los huéspedes
Recopila los datos esenciales de los huéspedes, como el nombre completo, el tipo y número de documento de identidad, la fecha de nacimiento, la nacionalidad y las fechas de estancia, mediante un sistema de registro de huéspedes que cumpla las normas.

Plazo de presentación
Los datos de los huéspedes deben presentarse en las 24 horas siguientes a su llegada. Automatizar el registro de huéspedes ayuda a reducir los errores de cumplimiento.

Retención de datos
Los operadores deben mantener un libro de registro digital de huéspedes durante un máximo de tres años. Una plataforma de software centralizada de registro de huéspedes ayuda a gestionar y almacenar estos registros de forma segura.

Ya disponible (Actualizado: diciembre de 2025)

En Portugal, los operadores de hostelería, los administradores de propiedades y los anfitriones de alquileres de corta duración deben comunicar la información sobre los huéspedes a las autoridades a través de la plataforma SIBA, que forma parte del sistema nacional de registro de huéspedes. Anteriormente gestionadas por el SEF, estas responsabilidades las supervisa ahora la AIMA (Agência para a Integração, Migrações e Asilo).

El uso de software de registro de huéspedes y de facturación online ayuda a automatizar la recogida y presentación de datos de los huéspedes, al tiempo que garantiza el cumplimiento de la normativa portuguesa sobre alojamiento.

Requisitos clave

Información sobre los huéspedes
Recopila el nombre completo, la fecha de nacimiento, la nacionalidad, el país de residencia, el tipo y número de documento de identidad y las fechas de estancia mediante un sistema de registro de huéspedes que cumpla las normas.

Plazo de envío
La información de los huéspedes debe enviarse antes del final del siguiente día laborable tras el registro. Automatizar el registro de huéspedes ayuda a evitar retrasos en los informes.

Retención de datos
Los operadores deben mantener registros de huéspedes disponibles para su inspección por las autoridades según la normativa local. Una plataforma de software centralizada de registro de huéspedes ayuda a gestionar estos registros de forma segura.

Próximamente

En Italia, los operadores de hostelería, los administradores de propiedades y los anfitriones de alquileres de corta duración deben comunicar los datos de los huéspedes a las autoridades policiales locales a través del portal web Alloggiati, que forma parte del sistema nacional de registro de huéspedes gestionado por la Questura.

El uso de un moderno software de registro de huéspedes ayuda a automatizar la recogida y presentación de datos de los huéspedes, garantizando el cumplimiento de la normativa italiana sobre alojamiento y reduciendo al mismo tiempo el trabajo administrativo manual.

Requisitos clave

Información de los huéspedes
Recopila datos esenciales de los huéspedes, como nombre completo, lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad, información sobre documentos de identidad y fechas de estancia, mediante un proceso de registro de huéspedes que cumpla las normas.

Plazo de envío
Los datos de los huéspedes deben enviarse en las 24 horas siguientes a la llegada. Para estancias inferiores a 24 horas, la información debe comunicarse inmediatamente después del registro de entrada.

Conservación de datos
Los operadores deben conservar los registros de los huéspedes, ya sean digitales o físicos, de acuerdo con los requisitos definidos por las autoridades locales.